Jak wstawić plik PDF do programu Excel

Microsoft Excel jest używany przez wiele firm do zarządzania danymi, od danych sprzedażowych po informacje kontaktowe dla klientów lub osób rekrutowanych. Pliki PDF, format stworzony przez Adobe, są również powszechnie używane do przechowywania dokumentów, obrazów i innych informacji wizualnych w sposób łatwy do wydrukowania lub odczytania na wielu różnych urządzeniach. Pliki PDF można osadzać w plikach programu Excel lub innych formatach plików pakietu Microsoft Office, takich jak dokumenty programu Microsoft Word. W niektórych przypadkach wolisz wyodrębnić dane z pliku PDF do formatu przyjaznego dla arkusza kalkulacyjnego lub po prostu umieścić hiperłącze do pliku PDF w arkuszu kalkulacyjnym.

Osadź plik PDF w programie Excel

Nie jest trudno nauczyć się osadzać plik w programie Excel. Jeśli jest to plik PDF, każdy, kto chce przeczytać całą parę plików, będzie potrzebował pakietu Microsoft Office i czytnika PDF, takiego jak Adobe Reader, lub innego programu zgodnego z każdym z formatów.

Aby program Excel wstawił plik PDF, najpierw otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel. Następnie kliknij na „Wstaw” zakładkę w menu wstążki i kliknij na „obiekt” ikonę w „Text grupy” ikon poleceń.

W oknie dialogowym „Obiekt” wybierz kartę „Utwórz nowy” i wybierz z listy „Dokument Adobe Acrobat” . W opisie formatu pliku może występować numer wersji po „Adobe Acrobat”. Upewnij się, że pole wyboru „Wyświetl jako ikonę” jest zaznaczone. Następnie kliknijOK”.

Wybierz z PDF plik chcesz zamieścić, korzystając z menu plików w systemie operacyjnym, aby powiedzieć Excel zaimportować plik PDF. Pojawi się w dokumencie jako ikona, którą możesz przeciągnąć w miejsce, w którym ma się pojawić.

Zamiast tego łącze do pliku PDF

W niektórych przypadkach możesz nie chcieć osadzać pliku PDF bezpośrednio w pliku arkusza kalkulacyjnego Excel. Może to być mylące dla niektórych użytkowników i spowoduje zwiększenie rozmiaru pliku Excel. Ograniczy to również możliwość edycji pliku PDF niezależnie od arkusza kalkulacyjnego.

Alternatywą jest umieszczenie pliku PDF w trybie online i łącze do niego z arkusza kalkulacyjnego. Możesz umieścić plik na stronie swojej firmy lub w usłudze udostępniania plików, takiej jak Dropbox, Microsoft OneDrive lub na Dysku Google. Następnie uzyskaj adres URL pliku PDF i sprawdź, czy działa on w Twojej przeglądarce internetowej. Jeśli tak, to umieścić w URL do komórki w programie Excel.

Możesz chcieć umieścić tekst w komórce lub w sąsiedniej komórce, aby wyjaśnić, czym jest łącze. Ponadto możesz chcieć utworzyć plik PDF chroniony hasłem lub skorzystać z kontroli dostępu na platformie internetowej lub platformie hostingu plików, aby ograniczyć dostęp do pliku.

Wstaw adres e-mail w programie Excel

Możesz także wpisać adres e-mail w arkuszu kalkulacyjnym, jeśli wolisz, aby osoba czytająca arkusz skontaktowała się z Tobą w celu jego otrzymania. Wystarczy wpisać adres w zwykłej komórce.

Jeśli chcesz utworzyć łącze do wysyłania wiadomości e-mail, użyj funkcji HIPERŁĄCZE w formule. Umieść „= HIPERŁĄCZE (mailto: [email protected]? Temat = żądany temat” w komórce, zastępując [email protected] swoim adresem i żądany temat tematem.

Połącz pliki razem

Jeśli nie chcesz iść drogą internetową, możesz także po prostu rozpowszechniać razem plik PDF i plik Excel.

Jeśli wysyłasz je pocztą e-mail lub na platformie komunikacyjnej, takiej jak Slack lub Microsoft Teams, dołącz je do tej samej wiadomości i dowiedz się, jak one ze sobą współpracują. Ewentualnie umieść je w pliku ZIP lub innym pliku archiwum, aby można było je udostępniać jako jedną jednostkę.

Możesz również umieścić je w tym samym folderze na firmowym dysku współdzielonym lub w wybranym przez siebie narzędziu do udostępniania plików.

Wyodrębnij dane PDF do programu Excel

W zależności od tego, co znajduje się w pliku PDF, możesz po prostu umieścić go bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Jeśli plik PDF zawiera dane tabelaryczne lub tekstowe, możesz skopiować i wkleić go bezpośrednio do komórek arkusza kalkulacyjnego. Jeśli operacja kopiowania i wklejania nie zachowuje formatowania, można użyć specjalistycznego narzędzia, aby dokładniej je wyodrębnić.

Narzędzia online, takie jak CometDocs i narzędzia offline, takie jak bezpłatny i otwarty program _PDFToText, mogą pomóc wyodrębnić sformatowany tekst z plików PDF i przekonwertować go na inne formaty, takie jak Excel, Word lub zwykły tekst. Możesz wypróbować wiele programów, aż znajdziesz taki, który da pożądany efekt.

W niektórych przypadkach, na przykład jeśli plik PDF zawiera wykresy, przydatne może być po prostu wykonanie zrzutu ekranu pliku PDF, a następnie osadzenie go jako obrazu w pliku arkusza kalkulacyjnego Excel.