5 Rodzaje dokumentów biznesowych

Firma używa dokumentów do komunikowania się, przeprowadzania transakcji i analizowania swojej produktywności. Dokumenty biznesowe obejmują zarówno krótkie wiadomości e-mail, jak i złożone umowy prawne. Niektóre dokumenty są przygotowywane przez pracowników i właścicieli firm, a inne przez specjalistów spoza firmy, takich jak księgowi i prawnicy. Ponieważ dokumenty są dowodem na działania organizacji i mogą być przywoływane przez wiele lat, ważne jest, aby były dobrze napisane.

E-maile i memorandum

Współpracownicy zazwyczaj używają poczty elektronicznej do przekazywania sobie informacji. Zanim poczta e-mail stała się powszechna, memoranda były używane do przesyłania wiadomości wewnątrz biura. Notatki są nadal używane w sytuacjach, gdy wiadomość ma towarzyszyć określonemu plikowi oraz w przypadkach, które wymagają większej prywatności niż wiadomość e-mail.

Zarówno notatka, jak i e-mail identyfikują nadawcę i odbiorcę oraz zawierają temat. Tekst jest sformatowany w co najmniej jednym akapicie.

Listy biznesowe do komunikacji zewnętrznej

Listy biznesowe służą do komunikowania się z osobami spoza biura. Odbiorcami mogą być klienci, koledzy z innych firm, usługodawcy, specjaliści doradzający biznesowi, urzędnicy państwowi i osoby ubiegające się o pracę. List biznesowy jest zwykle formatowany w stylu blokowym, w którym wszystkie elementy listu, z wyjątkiem nagłówka, są wyrównane do lewego marginesu.

Można je przesłać pocztą elektroniczną lub dostarczyć pocztą. W przypadku wysłania listu w treści wiadomości e-mail nadawca umieszcza na dole swoje imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe.

Raporty biznesowe do przekazywania informacji

Raporty biznesowe zawierają informacje w bardziej formalnym formacie i zwykle dłuższym niż list. Raporty obejmują różne tematy, takie jak zgodność z wymogami bezpieczeństwa, dane dotyczące sprzedaży, dane finansowe, studia wykonalności i plany marketingowe. Mogą obejmować statystyki, wykresy, wykresy, obrazy, studia przypadków i wyniki ankiet. Niektóre raporty są publikowane z korzyścią dla inwestorów. Jeśli raport jest okresowy, na przykład miesięczny raport sprzedaży, dla wygody i umożliwienia porównania z poprzednimi raportami używany jest szablon.

Dokumenty transakcyjne do prowadzenia interesów z klientami

Firma używa dokumentów do prowadzenia interesów ze swoimi klientami. Aby zaoszczędzić czas, dokumenty te mogą być sformatowane jako formularze, takie jak formularz zamówienia, strona przekazu, faktura lub paragon. Typy używanych dokumentów transakcyjnych różnią się nieco w zależności od charakteru działalności. Na przykład agent ubezpieczeniowy generuje wnioski i polisy ubezpieczeniowe, a pożyczkodawca korzysta z wniosków kredytowych i dokumentów hipotecznych.

W niektórych dziedzinach firmy zawierają umowy i kontrakty z innymi; dokumenty te mogą zostać sporządzone przez prawnika spółki.

Dokumenty finansowe do zarządzania firmą

Firma wykorzystuje dokumenty finansowe, aby utrzymać się w swoim budżecie, przygotowywać propozycje budżetowe i składać zeznania podatkowe. Dokumenty te obejmują pokwitowania, raporty płacowe, opłacone rachunki, wyciągi bankowe, zestawienia dochodów, bilanse i formularze sprawozdawczości podatkowej. Dokumenty te może przygotować księgowy firmy.

Właściciel firmy wykorzystuje te dokumenty, aby określić finansowy sukces firmy i zidentyfikować obszary, które są nieproduktywne. Szef działu może wykorzystać dokumenty finansowe do przygotowania propozycji budżetu.