Różnica między zapotrzebowaniem a zamówieniem

Przekonanie pracowników do wypełnienia dodatkowych dokumentów, gdy potrzebują materiałów lub dostaw, może być trudne, ale wdrożenie systemu zaopatrzenia pomaga kontrolować koszty i tworzy papierową ścieżkę, gdy próbujesz przeprowadzić audyt swoich kont finansowych. Zgłoszenia zapotrzebowania i zamówienia to kluczowe dokumenty w procesie pozyskiwania towarów, których potrzebuje Twoja firma, standaryzując proces składania zamówień wewnętrznych i zewnętrznych.

Wskazówka

Zgłoszenie zapotrzebowania to formularz, który wewnętrzny dział firmy, taki jak kancelaria pocztowa, przesyła do działu zakupów firmy z listą pozycji, które dział zakupów ma zamówić u zewnętrznego dostawcy. Gdy dział zakupów firmy zatwierdzi zgłoszenie zapotrzebowania, wystawia zamówienie do zewnętrznego dostawcy żądanych towarów, inicjując transakcję sprzedaży.

Przesyłanie zapotrzebowania na zakup

Zgłoszenie zapotrzebowania to formularz, który wewnętrzny dział firmy, taki jak kancelaria pocztowa, przesyła do działu zakupów firmy z listą pozycji, które dział zakupów ma zamówić u zewnętrznego dostawcy. Chociaż poszczególne formularze różnią się w zależności od firmy, zgłoszenia zapotrzebowania na ogół wymagają określonych informacji, w tym nazwy działu zamawiającego towary, dokładnej liczby zamówionych pozycji, ogólnego opisu towarów, nazwy prawnej zwykłego zewnętrznego dostawcy i oczekiwanej ceny zakupu. Zgłoszenie zapotrzebowania zostało zatwierdzone lub odrzucone przez dział zakupów.

Kiedy są wymagane zamówienia?

W przypadku małych zakupów często standardową procedurą dla działów wewnętrznych jest kupowanie towarów bezpośrednio od sprzedawców detalicznych przy użyciu firmowej karty kredytowej i całkowite pominięcie procesu zapotrzebowania działu zakupów. Zwykle firmy wymagają zgłoszenia zapotrzebowania na zakup, gdy proponowany zakup przekracza określoną kwotę. Na przykład Tufts University wymaga zamówienia rekwizycyjnego w przypadku większości zakupów przekraczających 2000 USD. Inne firmy wymagają zamówień zapotrzebowania na znacznie mniejsze zakupy

Wystawianie zamówień

Gdy dział zakupów firmy zatwierdzi zgłoszenie zapotrzebowania, wystawia zamówienie do zewnętrznego dostawcy żądanych towarów, inicjując transakcję sprzedaży. Zamówienia powinny zawierać określone informacje, takie jak nazwa biura zakupów, kupowane produkty, adres dostawy, warunki płatności, instrukcje dotyczące fakturowania oraz numer zamówienia. Aby ułatwić prowadzenie dokumentacji, zamówienia zakupu mają zazwyczaj ten sam numer, co skojarzone z nimi zapotrzebowanie na zakup. Gdy zewnętrzny sprzedawca zaakceptuje zamówienie, staje się ono wiążącą umową zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego.

Zamówienia zakupu do transakcji wewnętrznych

Zgłoszenie zapotrzebowania to dokument wewnętrzny wysyłany z jednego działu do drugiego z żądaniem zakupu towarów od zewnętrznego dostawcy. Zwykle zamówienie zakupu jest dokumentem zewnętrznym wysyłanym do strony zewnętrznej w ramach transakcji sprzedaży. Jednak może być również używany wewnętrznie. Czasami jeden dział firmy chce kupić sprzęt lub materiały z innego działu; w takich przypadkach wiele firm wymaga od działu zakupów złożenia międzyresortowego zamówienia.

Międzywydziałowe zamówienia zakupu mogą być pomocne dla biura finansowego lub księgowego w dużych firmach, w których działy mają oddzielne budżety operacyjne.