Cechy systemu zarządzania informacjami

System zarządzania informacjami gromadzi dane przechowywane w różnych formatach i zarządza nimi, udostępniając je osobom, które ich potrzebują. Często mała firma musi tylko zarządzać dokumentami biurowymi i arkuszami kalkulacyjnymi oraz udostępniać je pracownikom. Inni mogą potrzebować gromadzenia szczegółowych informacji o danych klientów i zarządzania nimi. Jeszcze inne systemy zarządzania informacjami udostępniają dane dużym organizacjom lub nawet ogółowi społeczeństwa za pośrednictwem strony internetowej.

Niezależnie od wymagań organizacji, dobry system zarządzania informacjami powinien być w stanie zbierać i przechowywać dane w wymaganych formatach oraz zarządzać nimi , a także dostarczać informacje w razie potrzeby na odpowiednich platformach osobom, które ich potrzebują.

Zrozumienie systemów zarządzania informacjami

Zamiast o pojedynczym pakiecie oprogramowania, pomyśl o systemie zarządzania informacjami jako o systemie reguł ustalonych przez firmę w celu określenia, w jaki sposób pracownicy zbierają, przechowują i uzyskują dostęp do informacji. Jeśli Twoja firma korzysta obecnie z wielu różnych produktów, które nie komunikują się ze sobą, możesz potrzebować pomocy eksperta, na przykład sprzedawcy o wartości dodanej, w celu zintegrowania danych, zanim będziesz mógł wdrożyć system zarządzania informacjami.

Informacje muszą być gromadzone i przechowywane

Większość firm posiada informacje w różnych formatach przechowywane w więcej niż jednym miejscu. Niektóre pliki mogą być przechowywane na serwerze firmy, podczas gdy inne są przechowywane lokalnie na komputerach stacjonarnych i laptopach, a jeszcze inne są przechowywane w chmurze za pośrednictwem usług takich jak Dysk Google lub Microsoft OneDrive. Specjalistyczne narzędzia, takie jak oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub oprogramowanie do zarządzania zapasami, mogą utrzymywać informacje niezależnie od tych innych systemów.

System zarządzania informacjami scentralizuje informacje, aby nie były one powielane w różnych miejscach lub w różnych formatach, co często prowadzi do tego, że różne wersje dokumentów są dostępne dla różnych osób w różnym czasie.

Przykład : Jeśli masz oprogramowanie CRM, wszystkie informacje o kliencie powinny być tam przechowywane i nie powinny być kopiowane w innych miejscach. Dokumenty i arkusze kalkulacyjne powinny znajdować się na serwerze firmowym lub w chmurze, gdzie są dostępne dla wszystkich, archiwizowane i zabezpieczone.

Informacje muszą być łatwe w zarządzaniu

Menedżerowie powinni mieć dostęp do wszystkich informacji o firmie wymaganych przez ich działy. Powinni umieć zatwierdzać lub odrzucać zmiany w aktualnych dokumentach, a także tworzyć nowe dokumenty. Należy wykonać kopię zapasową danych, aby w przypadku usunięcia lub naruszenia bezpieczeństwa pliku można było go przywrócić. Dostęp do danych powinien być również ograniczony, aby tylko ci, którzy ich potrzebują, mogli z nich korzystać.

Przykład: jeśli pracownik dokona zmiany w standardowym piśmie wysłanym do klientów, kierownik może przejrzeć i zatwierdzić zmianę lub przywrócić dokument do wcześniejszej wersji. Jest to standardowa funkcja w systemach takich jak Dysk Google, OneDrive i Microsoft SharePoint, gdzie właściciele dokumentów mają możliwość zatwierdzania lub odrzucania zmian, a także ograniczania możliwości edycji i dostępu do informacji do określonych osób.

Informacje muszą być dostępne

W przypadku niektórych małych firm posiadanie informacji dostępnych tylko na komputerach firmowych jest wszystkim, czego potrzeba. Jednak obecnie coraz więcej firm wymaga, aby informacje były dostępne poza siedzibą firmy, a także na tabletach i smartfonach. Można to osiągnąć, udostępniając informacje na bezpiecznym serwerze internetowym oraz, w wielu przypadkach, za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Przykład: Korzystając z Microsoft Sharepoint, możesz skonfigurować witrynę internetową portalu firmy, z której będą korzystać tylko pracownicy. Menedżerowie mogą konfigurować przepływy pracy dla projektów, aby mieć pewność, że każdy wnosi wkład w razie potrzeby. Menedżerowie mogą również ustalać wymagania dotyczące zatwierdzania stron publikowanych w portalu firmy i ustawiać uprawnienia dla określonych pracowników lub grup, aby zapewnić, że zmiany są wprowadzane tylko przez osoby do tego upoważnione. Każdy może uzyskać dostęp do informacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji SharePoint na swoich tabletach i smartfonach.