Zalety i wady księgowości komputerowej

Skomputeryzowane programy księgowe poczyniły przez lata wiele postępów. Programy te mają na celu ułatwienie życia właścicielom firm, jeśli chodzi o śledzenie wydatków, przygotowywanie podatków i patrzenie na wzrost przychodów. Programy księgowe stały się powszechne, a poleganie na komputerze do wszystkich czynności księgowych ma zarówno zalety, jak i wady.

Zaleta: prostota

Większość właścicieli firm nie jest księgowymi ani księgowymi z zawodu i wykonanie większości zadań księgowych jest dla nich wyzwaniem. W tym przypadku programy księgowe zapewniają właścicielowi firmy korzyści. Szeroka gama programów księgowych jest przyjazna dla konsumenta. Właściciele firm mogą rozejrzeć się za programem, który jest łatwy w instalacji, nauce i obsłudze. Wiele programów wyświetla monity o typ danych, które należy wprowadzić w każdej sekcji. Po ustanowieniu systemu z kontami bankowymi, długami i dostawcami, właściciel firmy musi aktualizować informacje tylko wtedy, gdy się pojawiają.

Zaleta: niezawodność

Większość głównych programów upraszcza korzystanie z programu. Matematyka jest dokładna i wiarygodna, więc właściciel firmy może w każdej chwili dokładnie określić dostępne fundusze.

Zaleta: opłacalność

Zatrudnienie wewnętrznego księgowego lub zlecenie pracy księgowemu lub firmie księgowej może być kosztowne. Oprogramowanie wiąże się z kosztami początkowymi i może wymagać podpisania umowy z księgowym w celu skonfigurowania kont i przeszkolenia właściciela firmy w zakresie korzystania z programu, ale szybko staje się opłacalny. Właściciel nie musi płacić za nic poza zakupem i konfiguracją oprogramowania. Większość programów działa z systemami operacyjnymi latami i tylko od czasu do czasu wymaga niedrogiej aktualizacji.

Zaleta: umiejętność współpracy

Wiele programów umożliwia właścicielom firm ustawianie uprawnień, które dają zewnętrznemu księgowemu lub księgowemu dostęp do danych. Właściciele firm mogą synchronizować informacje z kontami bankowymi i kredytowymi oraz importować dane jednym kliknięciem myszy. Dzięki temu właściciele firm mogą szybko uzgadniać konta i importować prawidłowe informacje, które muszą zostać przejrzane przez kluczowych doradców.

Właściciele firm powinni przejrzeć najlepsze opcje dla firmy. Rozważ tworzenie kopii zapasowych w chmurze lub na oddzielnych dyskach twardych, aby zachować dokładne zapisy w przypadku wystąpienia problemów.

Wada: potencjalne oszustwo

Uzależnienie od komputerów czasami prowadzi do większych problemów. Dzięki większej ilości danych oprogramowania przechowywanych w chmurze hakerzy mają więcej możliwości uzyskania danych finansowych Twojej firmy i ich wykorzystania. To naraża aktywa na ryzyko i stwarza potencjalną odpowiedzialność, jeśli hakerzy używają identyfikacji podatkowej pracodawcy do otwierania kart kredytowych i pożyczek biznesowych. Istnieje również ryzyko, że ktoś w firmie uzyska dostęp do informacji, być może okradnie pieniądze z codziennych depozytów i zmieni dane w programie. Właściciele firm muszą pilnie chronić informacje finansowe.

Wada: problemy techniczne

Podczas pracy z komputerami mogą pojawić się problemy. Możesz uzupełniać dane księgowego na koniec roku i doświadczyć przerwy w dostawie prądu. Komputery mogą zostać zainfekowane wirusem i ulec awarii. Istnieje również potencjał użytkowników, którzy nieprawidłowo wykonują zadania programowe, z którymi nie są zaznajomieni. Jeśli użytkownik spróbuje zrobić jedną rzecz, ale nieumyślnie zrobi coś innego, usunięcie błędu może zająć trochę pracy.

Wada: nieprawidłowe informacje

Zapisy księgowe są tak dobre, jak dane wprowadzone do systemu. Właściciele firm, którzy nie poświęcają czasu na prawidłowe określenie kategorii kont, mogą wprowadzać dane i generować raporty, które nie są dokładne.

Właściciele firm mogą wiele zrobić, aby złagodzić wady i potencjalne problemy związane ze skomputeryzowaną księgowością dzięki odpowiedniemu planowaniu i integracji oprogramowania. Poświęcenie czasu na poprawne ustalenie jest łatwiejsze i tańsze niż próba wycofania się, ponieważ pojawia się problem.