Co to jest założenie podmiotu gospodarczego?

Rachunkowość małych firm może być złożoną praktyką, ale istnieje kilka ogólnych zasad rachunkowości, które pomagają właścicielom firm ustrukturyzować ich procedury księgowe i prowadzić jasne i dokładne księgi. Ważne jest, aby firmy stosowały się do praktyki zakładania podmiotu gospodarczego, aby nie tylko podlegały one ochronie prawnej, ale także by w jasny sposób zobrazowano sytuację finansową ich firmy.

Zdefiniowanie założenia podmiotu gospodarczego

Założenie dotyczące jednostki gospodarczej, czasami określane jako założenie odrębnej jednostki lub koncepcja jednostki gospodarczej, jest zasadą rachunkowości, która stanowi, że dokumentacja finansowa każdej firmy musi być przechowywana oddzielnie od dokumentacji jej właścicieli lub jakiejkolwiek innej firmy. Wszystkie dochody pochodzące z działalności firmy muszą być rejestrowane jako zarobki, a wszystkie wydatki muszą należeć wyłącznie do firmy. Żadnych osobistych wydatków właściciela nie należy przenosić na firmę. To ścisłe przestrzeganie separacji pozwala na ocenę firmy pod kątem rentowności i celów podatkowych na podstawie dokładnych danych finansowych, a nie mieszanki finansów osobistych i biznesowych. Ma również zastosowanie do wszystkich firm, nawet jeśli z prawnego punktu widzenia firma i jej właściciel są postrzegani jako ten sam podmiot.

Separacja prawna a księgowa

Przedsiębiorstwa istnieją w różnych formach, a każda struktura ma swoje własne przepisy prawne i podatkowe. Wiele małych firm jest uznawanych za podmioty przejściowe, w przypadku których firma nie jest opodatkowana od swoich dochodów, ale cały dochód jest „przekazywany” właścicielom i są one opodatkowane od kwoty dochodu osiągniętego przez firmę. Przykłady podmiotów tranzytowych obejmują przedsiębiorstwa jednoosobowe, korporacje S i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC). Jednak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej firma i indywidualny właściciel są prawnie postrzegani jako jedno i to samo. Wszystkie zobowiązania biznesowe, finansowe i prawne, stają się zobowiązaniami właściciela. Mimo to, mimo że zgodnie z prawem są tak samo postrzegani, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą oddzielnie utrzymywać i raportować swoje finanse osobiste i biznesowe.

Wymagane dokładne rejestrowanie

Jedną z wad koncepcji podmiotu gospodarczego w księgowości jest to, że właściciele firm muszą bardzo uważać, aby prowadzić szczegółową i dokładną dokumentację finansową, zwłaszcza dotyczącą swoich wydatków. Wszystkie wydatki osobiste i służbowe muszą być oddzielone. Oznacza to, że należy ustanowić procedury zapewniające, że zapisy księgowe odzwierciedlają dokładne kwoty wydatków w oparciu o cel lub procent wykorzystania. Na przykład, jeśli właściciel firmy kupuje paliwo do samochodu będącego jego własnością za pomocą osobistej karty kredytowej, ale używa tego gazu i samochodu do podróży służbowych, wówczas właścicielowi należy zwrócić te wydatki według standardowej stawki milowej dozwolonej przez Revenue Service (IRS). Jeśli jednak właściciel firmy zabiera należący do firmy samochód i używa swojej firmowej karty kredytowej do zakupu paliwa podczas tygodniowych wakacji,wydatki te nie powinny być rejestrowane jako wydatki służbowe w dokumentacji finansowej firmy, ale powinny być traktowane jako osobiste wycofanie.

Zarządzanie oddziałami korporacji lub wieloma firmami

Innym przykładem podmiotu gospodarczego, który wymaga oddzielnej księgowości, jest sytuacja, w której istnieją odrębne działy w firmie lub osoba posiada więcej niż jedną firmę. Jeśli Twoja firma się rozwija, możesz mieć możliwość wyjścia poza zakres bieżącej działalności. Możesz zdecydować się na utworzenie oddzielnego działu w firmie do obsługi tej nowej okazji biznesowej. Aby prześledzić kondycję finansową i działalność tego segmentu firmy, dobrze jest rejestrować wszystkie przychody i wydatki oddzielnie od pozostałej części firmy. Można to zrobić, wykorzystując „klasy” w oprogramowaniu księgowym, takim jak QuickBooks. Ze względów podatkowych i prawnych podział nadal znajduje się pod auspicjami spółki głównej, ale oddzielna księgowość umożliwi niezależną ocenę kondycji finansowej.

Podobnie, jeśli właściciel firmy prowadzi więcej niż jedną firmę, należy zachować osobne założenie dotyczące podmiotu dla każdej działalności. Chociaż właściciel jest ten sam, firmy mogą mieć bardzo różny zakres i wielkość, a wszystkie transakcje powinny być rejestrowane oddzielnie.