Co to jest formularz zapotrzebowania na zakup?

Małe firmy często rozpoczynają działalność przy skromnym budżecie. To sprawia, że ​​kontrola kosztów jest niezbędna dla długoterminowej kondycji firmy. Jednym ze sposobów na ograniczenie wydatków i zachęcenie do odpowiedzialnych wydatków jest opracowanie wewnętrznego procesu zapotrzebowań na wszystkie nowe zakupy.

Formularz zapotrzebowania na zakup

Formularz zapotrzebowania na zakup to dokument wewnętrzny, na podstawie którego pracownicy proszą o zakup określonego towaru. Pracownik opisuje produkt i dlaczego jest potrzebny. Formularz ten jest następnie wysyłany do innych osób i działów w firmie w celu przejrzenia i zatwierdzenia.

Proces zapotrzebowania

Proces zapotrzebowania jest procesem wewnętrznym i różni się w zależności od firmy. Jednak typowy proces zgłaszania zapotrzebowania na zakup może przebiegać w następujący sposób:

  1. Pracownik potrzebuje nowego laptopa i otrzymuje formularz zapotrzebowania. Opisuje laptopa, którego potrzebuje i, jeśli to konieczne, wyjaśnia, dlaczego go potrzebuje. Następnie prosi szefa działu o podpisanie formularza zamówienia.

  2. Po podpisaniu przez przełożonego formularz może on trafić do działu IT, aby specjaliści działu mogli upewnić się, że komputer jest kompatybilny z systemami firmy i spełnia standardy bezpieczeństwa danych.

  3. Po zatwierdzeniu przez dział IT zapotrzebowanie trafia do działu zakupów. Pracownicy działu pozyskują komputer od kilku sprzedawców detalicznych i decydują się na zakup od sprzedawcy oferującego najlepszą cenę. Dział zakupów wystawia dostawcy zamówienie zakupu.

Zalety procesu zapotrzebowania

Proces zapotrzebowania ma kilka zalet, nawet w przypadku małych firm:

  • Przejrzystość: proces zapotrzebowania wymaga od pracowników i ich przełożonych uzasadnienia zakupu. Prosty proces zapisywania, dlaczego dany produkt jest potrzebny, może zmniejszyć liczbę niepotrzebnych zakupów. Może również zminimalizować nadmierne wydatki na drogie produkty, gdy mniej kosztowny produkt spełniłby potrzeby firmy.

  • Funkcjonalność i kompatybilność: Niektóre produkty, szczególnie elektronika oprogramowania, mogą być niekompatybilne z obecnymi urządzeniami i systemami firmy. Wymagając od szefów innych odpowiednich działów podpisania się przy zakupie, firma ogranicza lub eliminuje potrzebę zwrotu produktu, gdy okaże się, że nie jest on odpowiedni dla firmy.

  • Uzyskanie najlepszej oferty: działy zakupów lub urzędnik ds. Zakupów mogą nawiązywać relacje z dostawcami i zapewniać preferowane ceny wielu produktów.

Inne kwestie dotyczące procesu zapotrzebowania

Niektóre firmy nie wymagają formularzy zapotrzebowania na wszystkie zakupy. Na przykład firma może zdecydować, że zakupy towarów, które kosztują mniej niż 100 USD i które nie są oprogramowaniem, komputerami ani urządzeniami peryferyjnymi, mogą być bezpośrednio zatwierdzane i zamawiane przez kierownika działu. Proces zapotrzebowania może być przesadą w przypadku bardzo małej firmy, zatrudniającej tylko jednego lub dwóch pracowników. Jednak wraz z rozwojem firmy sprawdzanie procesów zakupowych i wdrażanie nowych procesów jest zawsze dobrym pomysłem.