Cel planowania awaryjnego

Nikt nie jest w stanie przewidzieć przyszłości ani tego, jak wydarzenia zewnętrzne i warunki rynkowe wpłyną na jego zdolność do dalszego funkcjonowania. Ale firmy mogą przygotować się na wydarzenia poza ich kontrolą. Korzystając z procesu „co by było, gdyby” organizacje opracowują plany awaryjne, czasami nazywane planami ciągłości działania, w celu zidentyfikowania nieznanych scenariuszy, które mogą wpłynąć na ich działalność, takich jak trzęsienia ziemi, pożary, przemoc i inne sytuacje, oraz sposób, w jaki zareagują na każdy scenariusz.

Co to jest planowanie awaryjne?

Zdarzenie awaryjne to wszystko, co ma miejsce poza zakresem normalnych operacji, co może niekorzystnie wpłynąć na zdolność organizacji do działania. Mówiąc prosto, planowanie awaryjne polega na przygotowaniu i jest integralną częścią regularnego planowania operacji. Plan awaryjny to plan postępowania w przypadku nietypowych wydarzeń. Niezależnie od wielkości wszystkie organizacje potrzebują planów awaryjnych.

Dlaczego firma potrzebuje celów awaryjnych?

Celem planu awaryjnego jest umożliwienie organizacji powrotu do codziennych operacji tak szybko, jak to możliwe po nieprzewidzianym zdarzeniu. Plan awaryjny chroni zasoby, minimalizuje niedogodności dla klientów i identyfikuje kluczowych pracowników, przypisując konkretne obowiązki w kontekście naprawy. Na przykład dział zasobów ludzkich może opracować plany ewakuacji pracowników; wspierać programy świadczeń pracowniczych, takie jak opieka zdrowotna czy odszkodowania pracownicze; lub zatrudnij pracowników tymczasowych w razie potrzeby.

Plany awaryjne dotyczą zarówno całej organizacji, jak i poszczególnych działów. Na przykład działy usług informacyjnych zazwyczaj mają plan odtwarzania po awarii, aby chronić, odtwarzać i wykorzystywać dane firmy, w tym sprzęt komputerowy, oprogramowanie i instrukcje obsługi.

Kto jest odpowiedzialny za nieprzewidziane ryzyko?

Kierownictwo wyższego szczebla ponosi ogólną odpowiedzialność za planowanie awaryjne, w tym finansowanie prac nad opracowaniem, testowaniem i utrzymaniem planu. Wiele organizacji wyznacza koordynatora lub menedżera planu awaryjnego, który ponosi ogólną odpowiedzialność za opracowanie i utrzymanie planu. W małej firmie koordynatorem może być właściciel lub menadżer. Komunikuje się z pracownikami i szkoli ich w zakresie planu i obowiązków. Regularnie testuje plan, wykorzystując symulowane sytuacje, aby zidentyfikować problemy i obszary wymagające poprawy oraz aktualizuje plan, aby odzwierciedlić zmiany w organizacji i technologii.

Do procesu planowania włączane są również kwestie interesariuszy i wymogi regulacyjne. Na przykład, jeśli huragan zbliża się do obszaru, menedżerowie ds. Klientów mieliby skrypt lub listę kontrolną do wykorzystania w komunikacji z każdym klientem.

Wskazówki dotyczące opracowania planu awaryjnego

Opracowanie planu awaryjnego rozpoczyna się od określenia obszarów funkcjonalnych niezbędnych do prowadzenia działalności, a następnie należy wykonać następujące kluczowe kroki dla każdego obszaru:

  • Określ, jak każda sytuacja, taka jak pożar lub powódź, wpłynęłaby na te kluczowe obszary; jakie działania zostaną podjęte; i zasoby potrzebne dla każdego z nich.

  • Ustal cele dotyczące powrotu do podstawowych operacji i powrotu do pełnej normalnej pracy.

  • Zidentyfikuj każdy wymagany proces i udokumentuj każdy etap procesu, co należy zrobić, wraz z pracownikami i innymi zasobami potrzebnymi do wykonania pracy.

  • Opracuj plany dla każdego obszaru funkcjonalnego i organizacji jako całości, a następnie regularnie testuj i udoskonalaj plany.

  • Wreszcie należy wdrożyć plan komunikacji i edukacji, aby informować pracowników o zmianach i przypominać im o ich rolach i obowiązkach.