Jak zwracać się do grupy w wiadomościach e-mail

Adresowanie e-maili do grupy osób wymaga trochę wcześniejszego planowania. Jako właściciel małej firmy musisz wziąć pod uwagę prywatność swoich odbiorców, przepisy dotyczące komercyjnych wiadomości e-mail, wymaganą etykietę dotyczącą tego, kto jest adresowany i jak do nich piszesz. Jeśli planujesz wysyłać przyszłe wiadomości e-mail do tej samej grupy, w większości klientów, takich jak Microsoft Outlook, możesz skonfigurować listę grupową, aby używać jej jako listy dystrybucyjnej.

Do, CC lub BCC

1

Wyobraź sobie, że jesteś w pokoju ze wszystkimi, którzy będą otrzymywać e-maile z Twojej grupy. Weź pod uwagę ich relacje z Tobą, między sobą i ich udział w przesyłanych informacjach.

2

Umieść swoje imię i nazwisko w polu „Do”, a nazwiska członków grupy w polu „BCC” (Blind Carbon Copy), jeśli te osoby nie są jeszcze zaznajomione. Wszystkie informacje wprowadzone w polu UDW są pomijane, więc nikt nie zobaczy żadnych nazwisk ani adresów e-mail poza Twoim. Jest to odpowiednie na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do wszystkich swoich klientów. Pamiętaj, że prywatność jest ważniejsza od wszystkich innych etykiet e-mailowych.

3

Wpisz imiona i nazwiska wszystkich, do których bezpośrednio się zwracasz, w polu „Do”. Jest to odpowiednie, na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość do wszystkich swoich pracowników o zmianie godzin pracy. Widzenie ich nazwisk w polu „Do” informuje tych pracowników, że e-mail jest kierowany do każdego z nich.

4

W polu „DW” wpisz nazwiska osób, które nie są bezpośrednio adresowane w wiadomości, ale które powinny zostać poinformowane o wiadomości. Na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość do klienta i chcesz, aby przedstawiciel handlowy był na bieżąco, możesz wstawić jego nazwę w polu DW.

5

Korzystaj z pola UDW z rozwagą, jeśli umieścisz inne osoby w polach Do lub DW. Może to być odpowiednie, na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość do klienta, a dostawca lub partner biznesowy poprosił o poinformowanie go bez wiedzy klienta.

Adresowanie odbiorców

1

W pierwszym wierszu wiadomości e-mail użyj ogólnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Pozdrowienia” lub „Dzień dobry”, gdy zwracasz się do wielu odbiorców. Jeśli wszyscy odbiorcy mają z Tobą takie same relacje, zwróć się do nich jednakowo - na przykład „Szanowni Klienci” lub „Uwaga pracownicy”. Jest to ważna wskazówka dla odbiorców, że jest to wiadomość grupowa wysłana do wielu osób.

2

Zwróć się do osoby w polu „Do” po imieniu, jeśli jest tylko jedna osoba w tym polu, a innym są wysyłane kopie. To informuje osobę, że e-mail jest adresowany do niej, podczas gdy wszyscy inni natychmiast dowiedzą się, że otrzymują kopie samokopiujące.

3

Napisz wiadomość w stylu odpowiednim dla osoby lub osób, do których się zwraca, tak, jakbyś mówił do nich publicznie w obecności innych.

4

Podpisz wiadomość e-mail jak zwykle w przypadku komunikacji między biurami. Jeśli którykolwiek z odbiorców znajduje się poza miejscem pracy, użyj swojego imienia i nazwiska oraz nazwy firmy, a także adresu i numeru telefonu. Pamiętaj, że ustawa CAN-SPAM dotyczy wszystkich komercyjnych wiadomości e-mail wysyłanych poza Twoją firmę.

Tworzenie grupy kontaktów w programie Microsoft Outlook

1

Uruchom program Microsoft Outlook i wybierz opcję „Nowa grupa kontaktów” w sekcji „Nowa” na karcie Strona główna.

2

Wpisz nazwę grupy w polu „Nazwa”. Wybierz opcję „Dodaj członków” z grupy „Członkowie” na karcie Grupa kontaktów.

3

Wybierz kontakt „Z kontaktów programu Outlook”, „Z książki adresowej” lub „Nowy e-mail”. Aby dodać nowy kontakt e-mail, możesz wpisać informacje w oknie dialogowym „Dodaj nowego członka”. W przypadku innych metod po prostu wybierz nazwy z listy.

4

Wpisz nazwę grupy w polu „Do”, „DW” lub „UDW” wiadomości e-mail.