Zalety i wady arkuszy kalkulacyjnych

W biznesie planowanie strategiczne jest niezbędne i wymaga ważnych informacji w celu podejmowania kluczowych decyzji. Wybór odpowiednich narzędzi do wprowadzania, śledzenia, analizowania i przechowywania danych pomoże właścicielom firm i menedżerom w dokonywaniu najlepszych wyborów dla ich firmy. Jednym z elementów pakietu oprogramowania zwiększającego produktywność jest arkusz kalkulacyjny. Arkusze kalkulacyjne są popularne wśród księgowych i tych, którzy lubią zbierać i śledzić dane, jednak istnieją pewne ograniczenia, które mogą nie czynić ich najlepszym wyborem dla każdej aplikacji biurowej.

Zaleta: organizowanie danych

Arkusze kalkulacyjne są często narzędziem służącym do gromadzenia i porządkowania danych, co należy do najprostszych z jego zastosowań. Informacje można łatwo umieszczać w schludnych kolumnach i wierszach, a następnie sortować według typu informacji. Chociaż widok dużej ilości danych w stanie surowym może być przytłaczający, narzędzia w programie pozwalają użytkownikowi tworzyć prezentacje, w których dane są analizowane i umieszczane w wykresach kołowych lub tabelach w celu łatwego przeglądania i interpretacji.

Wada: stronniczość użytkownika

Jednak wadą jest to, że prezentacje te zawierają tylko te informacje, które użytkownik wybiera do analizy, a zatem inne istotne informacje, które mogą mieć wpływ na podejmowanie decyzji, mogą zostać przypadkowo wykluczone. Aby raportowanie danych było bardziej przyjazne dla użytkownika i kompleksowe, firmy decydują się na korzystanie z narzędzi raportowania, takich jak Tableau i Qlik, zamiast polegać wyłącznie na arkuszu kalkulacyjnym.

Zaleta: usprawnia obliczenia

Nikt nie lubi spędzać całego czasu w pracy, wykonując powtarzalne obliczenia. Wielką zaletą arkuszy kalkulacyjnych jest to, że program wykonuje wszystkie obliczenia matematyczne za użytkownika. Po zapisaniu formuły i ustawieniu polecenia w programie można łatwo obliczyć złożone obliczenia dla powiązanych danych, które zostały wprowadzone. Dzięki temu użytkownicy mogą zadawać pytania typu „co by było, gdyby” i łatwo uzyskiwać odpowiedzi, których potrzebują, bez konieczności ponownego wykonywania obliczeń.

Na przykład, jeśli arkusz kalkulacyjny jest skonfigurowany do obliczania zysku brutto, po zmianie dowolnej zmiennej, takiej jak koszt jednostkowy, koszty wysyłki lub rabat sprzedaży, oprogramowanie automatycznie przeliczy nowy zysk brutto na podstawie nowych informacji.

Wada: nauka składni wymaga umiejętności

Trudność dla wielu użytkowników polega na tym, że obliczenia muszą zostać wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego jako formuły. Wymaga to nauczenia się poprawnej składni dla każdego typu obliczeń, które chcesz wykonać. Chociaż dostępnych jest wiele klas, aby nauczyć się umiejętności niezbędnych do korzystania z tych formuł, wielu użytkowników nadal uważa je za trudne. Jeśli składnia jest niepoprawna, program nie zwróci poprawnych informacji po uruchomieniu obliczeń. Ponadto, jeśli użytkownicy wprowadzą nieprawidłowe dane, nawet w jednej komórce arkusza kalkulacyjnego, wpłynie to na wszystkie powiązane obliczenia i komórki i będą zawierały nieprawidłowe dane.

Zaleta: Dostęp dla wielu użytkowników

W dzisiejszym środowisku pracy zespołowej wielu użytkowników w biurze często potrzebuje dostępu do tych samych dokumentów. W przypadku korzystania z programu Microsoft Excel arkusze kalkulacyjne można udostępniać, ale tylko jeden użytkownik może zmieniać dane naraz. Jeśli kopie lokalne zostaną utworzone i zaktualizowane, inni użytkownicy nie będą mieli dostępu do nowych danych. Arkusze Google oferują rozwiązanie polegające na udostępnianiu plików i umożliwianiu wielu użytkownikom dostępu do pojedynczego formularza i aktualizowania go.

Należy pamiętać, że w obu przypadkach nie ma historii plików. Dlatego bez względu na to, kto w dowolnym momencie wprowadza zmiany, po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian poprzednia historia informacji zostaje utracona.

Wada: brak bezpieczeństwa

Inną wadą arkusza kalkulacyjnego jest brak bezpieczeństwa plików. Zazwyczaj arkusze kalkulacyjne nie są tak bezpieczne i dlatego są bardziej narażone na uszkodzenie danych lub niewłaściwe zarządzanie informacjami. Pliki zawierające poufne informacje finansowe mogą nie być chronione przed hakerami, nawet jeśli są chronione hasłem.

Dlatego też inne rodzaje oprogramowania do gromadzenia danych mogą być bardziej odpowiednią opcją. Access, Oracle lub inna forma relacyjnej bazy danych ma wbudowane zabezpieczenia, które chronią integralność danych i zapobiegają reorganizacji informacji. Na przykład w arkuszu kalkulacyjnym użytkownik może posortować kolumnę informacji i może nieumyślnie spowodować, że powiązane informacje, takie jak imię i nazwisko, nie będą zsynchronizowane. W przeciwieństwie do tego baza danych zachowa ujednolicenie wszystkich części rekordu, zapewniając w ten sposób lepszą integralność danych.