Jak oddzielić tekst od liczb w programie Excel

Czasami nie jest możliwe samodzielne oddzielenie danych przed umieszczeniem ich w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Często informacje ze starych plików danych są gromadzone w jednej komórce. To samo może się zdarzyć, jeśli próbujesz skopiować informacje z pliku PDF. Na szczęście nie musisz samodzielnie rozdzielać informacji. Możesz oddzielić liczby od tekstu w programie Excel, pod warunkiem, że określisz, co ma być oddzielone.

  1. Otwórz Excel

  2. Otwórz plik programu Excel zawierający zniekształcone dane. Dobrze się przyjrzyj, aby zobaczyć, gdzie zostały umieszczone dane. Wydaje się, że długie ciągi danych zajmują cały wiersz, ale często znajdują się tylko w jednej komórce. Na przykład, jeśli dane znajdują się w pierwszym wierszu, kliknij drugą komórkę i spójrz na pasek formuły nad arkuszem kalkulacyjnym, jeśli jest to puste pole, ta komórka jest pusta.

  3. Wybierz kolumnę danych

  4. Wybierz pierwszą kolumnę zawierającą dane, które chcesz podzielić na kolumny. Kreator konwersji tekstu na kolumny programu Excel działa jednocześnie tylko w jednej kolumnie. Jeśli dane znajdują się na przykład w pierwszej kolumnie, kliknij literę „A” nad kolumną, aby zaznaczyć całą kolumnę.

  5. Otwórz Kreatora konwersji tekstu na kolumny

  6. Kliknij menu „Dane”, a następnie kliknij ikonę „Tekst do kolumn”, która znajduje się w sekcji Narzędzia danych na wstążce Dane. Otworzy się okno dialogowe.

  7. W większości przypadków fragmenty danych, które chcesz przekonwertować na kolumny, będą oddzielone przecinkami, tabulatorami lub innymi znakami interpunkcyjnymi. W takim przypadku wybierz opcję „Rozdzielany”. Jeśli fragmenty danych są małe i oddzielone spacjami, wybierz opcję „Stała szerokość”. Zwróć uwagę, że jeśli wybierzesz opcję Fixed Width, każde słowo po spacji zostanie umieszczone w osobnej kolumnie. Po kliknięciu „Dalej” pojawi się podgląd pokazujący, jak będzie wyglądał arkusz kalkulacyjny po zakończeniu. Jeśli nie podoba Ci się to, co widzisz, możesz je dostosować lub kliknąć przycisk „Wstecz”, aby wybrać inną opcję.

  8. Pamiętaj, że możesz chcieć uwzględnić dodatkowe spacje w programie Excel, aby dane nie nadpisały istniejących danych, gdy tekst i liczby są nadpisywane.

Korzystanie z konwersji stałej szerokości

Konwersja o stałej szerokości jest najlepsza w przypadku małych fragmentów danych, które są oddzielone spacjami, bez spacji między słowami lub liczbami. Na przykład „32 pomarańcze 52 jabłka” zawiera cztery porcje danych oddzielone spacjami, więc pojawi się w czterech kolumnach. Jednak „32 pomarańcze i jabłka” pojawią się również w czterech kolumnach. Jeśli chcesz, aby „pomarańcze i jabłka” znajdowały się razem w jednej kolumnie, możesz przeciągnąć linię, aby była jedną komórką. Jeśli co najmniej dwa fragmenty danych znajdują się w tej samej kolumnie, możesz podzielić komórki po zakończeniu konwersji.

W obszarze podglądu możesz ręcznie dostosować separatory kolumn, po prostu klikając podgląd. Przeciągnięcie linii powoduje jej przesunięcie, a dwukrotne kliknięcie usuwa linię. Aby dodać linię, kliknij podgląd w miejscu, w którym ma się pojawić.

Korzystanie z ograniczonej konwersji danych

Nawet jeśli tekst jest oddzielony spacjami, opcja Rozdzielany jest zwykle najlepsza w użyciu, ponieważ zapewnia więcej sposobów oddzielania danych.

Najpierw określ, co oddziela porcje danych. Mogą to być tabulatory, średniki, przecinki, spacje lub możesz wpisać dowolny inny znak w dostępnym polu. Możesz wybrać dowolną liczbę z tych opcji.

Używanie kwalifikatora tekstu w danych rozdzielanych

Często tekst jest umieszczony w cudzysłowie lub apostrofie. W takim przypadku możesz wybrać jako kwalifikator tekstu. Fragmenty danych w jednym z tych znaków interpunkcyjnych zostaną umieszczone w jednej kolumnie, nawet jeśli w tekście znajdują się spacje lub inny separator.

Na przykład, jeśli separatorem jest spacja i przecinek, ale fragmenty tekstu umieszczone są w cudzysłowie, np. „Jabłka, pomarańcze i brzoskwinie”, użycie cudzysłowów spowoduje, że w jednej kolumnie pozostanie słowo „jabłka, pomarańcze i brzoskwinie” zamiast każde słowo w osobnej kolumnie.

Praca z kolejnymi separatorami

Jeśli wybrałeś więcej niż jeden separator, możesz określić, czy kolejny separator ma zostać pominięty, czy nie, klikając opcję „Traktuj kolejne separatory jako jeden”. Na przykład, jeśli wybrane zostaną zarówno przecinki, jak i spacje, bez włączonej tej opcji każda spacja po przecinku otrzyma własną kolumnę. Jeśli potraktujesz kolejne separatory jako jeden, program Excel zignoruje spację po każdym przecinku.

Formatowanie kolumn docelowych

Obie opcje konwersji Ograniczona i Stała szerokość dają możliwość sformatowania każdej kolumny przed konwersją danych. Dostępne opcje obejmują formatowanie Ogólne, Tekst i Data. Możesz także pominąć kolumny, zaznaczając je, a następnie klikając opcję „Nie importuj”.

Przycisk Zaawansowane umożliwia określenie sposobu rozdzielania liczb dziesiętnych i tysięcy, gdy kolumna zawiera liczby. Domyślne ustawienie korzysta ze standardów amerykańskich, ale do oddzielania miejsc dziesiętnych można używać przecinków lub spacji do oddzielania tysięcy.