Pięć kroków procedury przetargowej

Wiele małych firm stara się rozszerzyć swój rynek, składając oferty na większe lub bardziej długoterminowe projekty. Kontrakty mogą obejmować rządowe zapytania ofertowe (RFP) lub firmy, które chcą być głównym dostawcą określonego produktu lub usługi w ramach dużego konglomeratu. Składając ofertę na zamówienie, wykonaj pięć podstawowych kroków, aby zwiększyć swoje szanse na otrzymanie zamówienia.

Badania i planowanie

Ten krok wymaga czasu, aby ustalić kwalifikacje Twojej firmy, aby sprostać potrzebom projektu. Ważne jest, aby wiedzieć, że Twoja firma ma doświadczenie i zasoby, aby spełnić potrzeby związane z dużym kontraktem. Na etapie badań i planowania spójrz na swój własny biznesplan jako źródło informacji. Skorzystaj z informacji o zamówieniu, a następnie wyciągnij odpowiednie szczegóły z własnego biznesplanu i udoskonal go dla projektu.

Ważne jest, aby przeprowadzić dalsze badania firmy składającej wniosek, wystawiając zapytanie ofertowe, aby zrozumieć misję i wizję firmy. Wszystkie te informacje wykorzystasz, aby ustrukturyzować swoją ofertę w sposób dostosowany do potrzeb zapytania.

Przygotowanie oferty

Utworzenie oferty wymaga dostosowania biznesplanu, aby podkreślić, w jaki sposób Twoja firma jest w stanie spełnić zapytanie ofertowe. Weź pod uwagę koszty materiałów, ramy czasowe i robociznę potrzebną do wykonania oferty. Pamiętaj, że oferta nie zawsze jest składana za najniższą cenę, ale jest kierowana do firmy, która jest w stanie najlepiej zaspokoić potrzeby oferty. Sprawdź koszty, upewnij się, że są dokładne i uzasadnij koszty w oparciu o potrzeby projektu. Jasno określ, czy świadczysz usługi z rabatem, czy premium i dlaczego jest to korzystne dla projektu.

Złóż ofertę

Większość agencji rządowych poszukujących zapytań ofertowych lub zapytań ofertowych (RFQ) korzysta z portali internetowych do składania ofert. Upewnij się, że wiesz, jak działają portale i że zgłoszenie trafia we właściwe miejsce wraz z odpowiednią dokumentacją załączoną w jednym połączonym pliku PDF. Lokalna administracja małych firm (SBA) jest dobrym źródłem pomocy w nawigacji po systemach rządowych.

Jeśli oferta dotyczy organizacji z sektora prywatnego, znajdź najlepszą metodę jej dostarczenia. Chociaż formaty cyfrowe są powszechnie akceptowane, ponieważ można je łatwo rozpowszechniać wśród interesariuszy, niektóre organizacje mogą chcieć wydrukować oferty. Przestrzegaj ich zasad, aby potwierdzić swój profesjonalizm.

Platforma prezentacyjna

Jeśli wykonałeś całą pracę poprzez odpowiednią wycenę i złożenie oferty, możesz mieć okazję spotkać się z decydującym zespołem przeglądającym ofertę. W dzisiejszym cyfrowym świecie spodziewaj się prezentacji osobiście lub za pośrednictwem spotkań online.

Przygotuj się na udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące oferty, podanie dodatkowych szczegółów dotyczących cen lub terminów. Często jest to etap, na którym możesz zostać zapytany, czy to jest Twoja „najlepsza i ostateczna” oferta. Podejmij decyzję, czy jest miejsce na dostosowania, i poinformuj grupę, że w razie potrzeby możesz podać poprawioną stawkę. Pamiętaj, aby szczegółowo opisać, co zmienia się po niższej cenie, czy to jakość materiałów, doświadczenie robocizny lub jakikolwiek inny czynnik wpływający na produkt końcowy.

Zdobycie kontraktu

Pamiętaj, aby dowiedzieć się, kiedy zamówienie zostanie przyznane. Chociaż te ramy czasowe mogą ulec zmianie, warto ustawić kalendarze i zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu, aby poczynić niezbędne przygotowania do realizacji umowy. Agencje przyznające nagrody nie będą oczekiwać, że projekt rozpocznie się natychmiast po przyznaniu nagrody, ale będziesz musiał rozpocząć dialog w sprawie ustalenia dat rozpoczęcia. Pozostań w kontakcie z szefem agencji, odnotowuj wszelkie prośby o zmiany w zakresie i dostosowuj je do umowy. Bądź profesjonalny i dotrzymuj terminów, aby zwiększyć swoje szanse na przyszłe licytacje.