Jaka jest definicja systemów przetwarzania zamówień?

Systemy przetwarzania zamówień, w takiej czy innej formie, były częścią prowadzenia działalności od wieków i rozwinęły się wraz z technologią, aby zapewnić potężne środki przechwytywania, śledzenia i wysyłania zamówień klientów. Zaawansowane systemy przetwarzania zamówień mogą obejmować wiele kontynentów, aby śledzić i ułatwiać międzynarodowe zamówienia, wysyłki i zwroty dla szerokiej gamy linii produktów i segmentów konsumenckich.

Definicja systemu przetwarzania zamówień

System przetwarzania zamówień przechwytuje dane zamówień od pracowników obsługi klienta lub bezpośrednio od klientów, przechowuje dane w centralnej bazie danych i wysyła informacje o zamówieniach do działów księgowości i wysyłek, jeśli ma to zastosowanie. Systemy przetwarzania zamówień zapewniają śledzenie zamówień i zapasów na każdym etapie.

Zadowolenie klienta jest kluczem do długoterminowego sukcesu w biznesie, a rzetelna i dokładna realizacja zamówień klienta jest kluczem do jego satysfakcji. Systemy przetwarzania zamówień zapewniają, że wszystkie zamówienia klientów są realizowane na czas, ponieważ zautomatyzowane systemy mogą zmniejszyć liczbę błędów w przetwarzaniu zamówień. Może to poprawić obsługę klienta i zmaksymalizować rentowność Twojej firmy. Może również poprawić efektywność kosztową na magazynie, mówi ShipBob.

Rodzaje systemów obsługi zamówień

Tradycyjne systemy przetwarzania zamówień są w pełni ręczne, wykorzystując odręczne notatki z ręcznymi systemami archiwizacji i przypomnieniami. Na przykład w jednoosobowej firmie zajmującej się naprawą obuwia właściciel może osobiście wpisywać zamówienia w dzienniku zamówień. Może zabrać arkusz do domu, aby złożyć zamówienie, a następnie przynieść go z powrotem do sklepu z zakończonym zamówieniem, aby śledzić, kim był klient. Może to łatwo doprowadzić do wielu błędów i wypalenia pracowników, mówi Shopify.

Nowoczesne systemy realizacji zamówień mają w dużej mierze charakter technologiczny. Na przykład designerski butik z kapeluszami z punktami sprzedaży w wielu krajach może przyjmować zamówienia online, gdzie są one przechwytywane przez pakiet oprogramowania do przetwarzania zamówień i wysyłane automatycznie do zewnętrznego producenta w innym kraju. Producent może następnie dołączyć arkusz zamówienia do produktu podczas wysyłania go do sklepu z kapeluszami lub może wysłać kapelusz bezpośrednio do klienta, korzystając z informacji o wysyłce z systemu.

Zalety systemu

Posiadanie solidnego systemu przetwarzania zamówień stwarza sytuację korzystną dla firm i ich klientów. Klienci doświadczają bardziej niezawodnych dostaw i dokładnej realizacji zamówień. Firmy mogą zmaksymalizować swoją rentowność, nie wprowadzając w błąd lub błędnie odczytując zamówień, nie wspominając o długoterminowym wzroście przychodów wynikającym z konsekwentnego zadowolenia klientów.

Wady systemu

Wysoce technologiczne systemy przetwarzania zamówień mogą być kosztowne we wdrożeniu i utrzymaniu, co może wymagać dodatkowego personelu informatycznego, aby zapewnić płynne działanie systemu przez cały czas. Rozwiązania technologiczne mają zazwyczaj charakter praktyczny, ponieważ w tle programów komputerowych przebiega duża liczba procesów, które nie wymagają żadnego wkładu ze strony pracowników. Z tego powodu jednak śledzenie problemów w systemach opartych na technologii może być znacznie trudniejsze niż w przypadku prostszych, ręcznych systemów, w których pracownik może osobiście przypomnieć sobie każdy etap procesu.

Uwagi dotyczące przetwarzania zamówień

Systemy realizacji zamówień mogą wykorzystywać zarówno nowe, jak i stare procesy, łącząc tradycyjne metody ręczne z rozwiązaniami technologicznymi. Na przykład hurtownik może mieć sprzedawców, którzy ręcznie zapisują informacje o zamówieniu, a następnie wprowadzają je do pakietu oprogramowania komputerowego, który automatycznie przekazuje je do działów pakowania i wysyłek.