Przykład protokołu spotkania

Protokół ze spotkania to nie tylko ściągawka z tego, co zostało powiedziane na spotkaniu pracowników w zeszłym tygodniu. Protokół może być oficjalnym dokumentem prawnym, który przedstawia oficjalne działanie rady dyrektorów spółki lub kierownictwa jednostki rządowej. Ponieważ protokoły są oficjalnym zapisem działalności biznesowej i rządowej, opłaca się je skutecznie rozwijać. Jeśli ręcznie piszesz notatki na papierze, pomocne może być przygotowanie wcześniej wydrukowanego formularza, aby móc umieścić odpowiednie informacje w odpowiednim miejscu. Możesz również utworzyć formularz komputerowy, jeśli przyniesiesz laptopa lub elektroniczny notatnik do wykorzystania podczas spotkania.

Informacje w nagłówku

Protokół zawiera nagłówek daty i miejsca spotkania. Nagłówek rejestruje, kto był obecny i kto miał usprawiedliwioną nieobecność, i zazwyczaj identyfikuje osobę, która służyła jako przewodniczący spotkania i sekretarz nagrywający. Spotkania, które odbywają się jednocześnie w wielu miejscach - na przykład podczas wideokonferencji - zazwyczaj rejestrują obecność na podstawie lokalizacji.

PRZYKŁAD:

Protokół z posiedzenia Rady Dyrektorów Spółki A-1 4 maja 2017 r. Pokój zarządu, siedziba główna Robert Johnson, przewodniczący i Kyle McGregor, sekretarz ds. Nagrań Obecni: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Materiał wprowadzający

Protokół zwykle rozpoczyna się dokładną godziną, o której przewodniczący wezwał zebranie w celu ustalenia porządku. Na większości spotkań pierwsze punkty porządku obrad obejmują wprowadzenie, uwagi przewodniczącego oraz zatwierdzenie protokołu z poprzedniego posiedzenia. Uchwyć główne punkty zaproponowane podczas uwag przewodniczącego. Jeżeli członkowie zaproponowali poprawki do protokołu z poprzedniego posiedzenia, należy je dokładnie zapisać.

PRZYKŁAD:

Pan Johnson zwołał zebranie o 14:46. Po nieformalnym przedstawieniu się Johnson ogłosił, że jego kot urodziła niedawno sześć kociąt. Na wniosek pani Hawthorne protokół z lipcowego posiedzenia został przyjęty jednogłośnie, z wyjątkiem, że słowo „ciężarówka” w ust. 15 zostało usunięte i zastąpione wyrazem „ciągnik siodłowy”.

Agenda zgody

Chociaż każde spotkanie ma inną strukturę, formalne spotkania - zwłaszcza dla grup rządowych - zwykle rozpoczynają się od „agendy zgody”, która jest niewiele więcej niż serią raportów i oświadczeń, które nie wymagają głosowania. Program zgody często zawiera korespondencję, sprawozdania komitetów i inne materiały informacyjne.

Zapisz główne punkty dla każdego punktu omawianego w porządku obrad, określając temat rozmowy i wszelkie główne komentarze zgłoszone przez członków podczas otwartej dyskusji.

PRZYKŁAD:

Pani Smith przeczytała w protokole list od firmy XYZ Manufacturing Company datowany na 4 listopada. W liście pochwalono profesjonalizm działu transportu w przyspieszaniu dostaw wysokiej jakości produktów. Pan Perez w imieniu działu transportu powiedział, że XYZ wykonał doskonałą robotę, dostarczając szczegółowe instrukcje dotyczące trasy.

Agenda biznesowa

Program biznesowy to miejsce, w którym odbywa się akcja - ta część spotkania, w której członkowie debatują i głosują nad różnymi punktami działania. W protokole formalnym sekretarz musi dokonać transkrypcji faktycznego wniosku, nad którym głosowano, oraz faktycznej liczby głosów, w tym również, kto głosował za i przeciwko pytaniu. Zazwyczaj sekretarz rejestruje również podsumowanie debaty, w tym główne uwagi każdego z posłów, którzy zabierali głos.

Technicznie rzecz biorąc, nie ma czegoś takiego jak głosowanie za „wstrzymaniem się”. Wstrzymać się od głosu oznacza w ogóle nie głosować. Osoby, które chcą odnotować, że nie są ani za, ani przeciw, powinny zamiast tego głosować „obecni”.

PRZYKŁAD:

Johnson rozpoczął dyskusję na temat faktury od ABC Widgets na 21 434,87 USD. Pani Hatoyama powiedziała, że ​​faktura została zatwierdzona przez komisję finansową w zeszłym tygodniu. Pan Michaels powiedział, że wspiera bieżącą pracę z ABC Widgets. Hatoyama przeniósł się, aby zatwierdzić fakturę od ABC Widgets, Inc. na 21.434,87 USD. Pani Sandborn oddelegowała. Ruch miał wynik 4-2, a Hatoyama, Sandborn, Michaels i Smith poparli, a Perez i Clark byli przeciwni.

Materiały końcowe

Większość minut zwykle kończy się wraz z odroczeniem spotkania. Protokół jest podpisywany przez przewodniczącego i sekretarza protokolarnego, chociaż jeśli sekretarz jest członkiem grupy z prawem głosu, sam podpis sekretarza jest często wystarczający.

PRZYKŁAD:

Johnson odroczył spotkanie o 19:14. Następne spotkanie zaplanowano na 5 sierpnia o 15:00 w sali zarządu.

Podpisano, Robert Johnson, prezes Kyle McGregor, sekretarz ds. Nagrań